Gérer la dématérialisation des registres papier dans votre société

Si les registres en tous genres au sein des sociétés ont toujours été classés sur des supports papier, il est de plus en plus courant de passer vers leur dématérialisation. Cela facilite leur gestion en plus d’être bénéfique pour l’environnement. La conservation de ces dossiers sous un format dématérialisé permet aussi d’économiser en papier et en encre. Nous faisons le point sur le sujet dans le dossier qui suit.

Gérer les registres papier dans les sociétés commerciales

La gestion des assemblées et la tenue des différents registres au sein des sociétés commerciales sont facilitées depuis le 4 novembre 2019. En effet, le gouvernement autorise désormais qu’une partie de ces documents soit classée sur un support autre que le papier en vue d’une dématérialisation. Ces registres dématérialisés concernent :

  • celui des délibérations des associés au sein des sociétés en nom collectif, des sociétés en commandite simple, mais aussi des sociétés à responsabilité limitée, même celles à responsabilité limitée à associé unique ;
  • celui des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ;
  • celui des délibérations des assemblées d’obligatoires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières qui donnent accès au capital au sein des sociétés par actions.

Par ailleurs, le gouvernement a aussi autorisé la certification par signature électronique des procès-verbaux et des copies des délibérations d’organes sociaux au sein des sociétés commerciales.

Gérer les registres papier dans les sociétés civiles

Les sociétés civiles ont aussi le droit de gérer le registre des délibérations des associés sans utiliser des supports papier depuis le 4 novembre 2019. Il en est de même pour les copies et les procès-verbaux des délibérations des associés qui peuvent bénéficier d’une certification par signature électronique. Il faut savoir que cette dernière doit répondre à 4 critères de sécurité pour être valide :

  • Elle ne doit appartenir qu’à un seul signataire ;
  • Elle doit permettre l’identification du signataire ;
  • Le signataire doit avoir un contrôle total de sa signature depuis n’importe quel support numérique ;
  • La signature ne peut être modifiée dès lors qu’elle est créée.

Noter que les statuts des sociétés par actions simplifiées unipersonnelles peuvent exiger d’autres critères en ce qui concerne la sécurité de la certification par signature électronique. Toutefois, si ces autres exigences ne sont pas stipulées par les statuts, les 4 critères de sécurité susmentionnés s’appliquent à titre supplétif. En outre, les documents ainsi dématérialisés doivent être datés d’un horodatage offrant toute garantie de preuve. En général, l’horodatage est représenté sous forme de sceau électronique.

Gérer les registres papier pour les commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise

Enfin, il est aussi autorisé de dématérialiser certains documents et registres des commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise. Cela s’applique depuis le 4 novembre 2019. En effet, depuis cette date, le gouvernement autorise ces institutions à tenir leur livre des recettes et leur registre des achats sous forme électronique. Cela signifie qu’ils utilisent du papier et de l’encre en moins, ce qui facilite le classement de ces dossiers. Cela contribue aussi à la préservation de l’environnement.

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